Factura electrónica -facturae- obligatoria a AAPP

A partir del 15/Enero/2015 es obligatorio emitir facturas electrónicas en formato Facturae a las Administraciones Públicas y a su presentación a través de un punto general de entradas de facturas.

 

1) ¿A quién le afecta esta obligación de emitir facturas electrónicas en formato Facturae?

Todos los proveedores que entreguen bienes o prestado servicios a la Administración Pública están obligados al uso de la factura electrónica Facturae y a su presentación a través del punto general de entrada si corresponde a uno de los siguientes tipos de entidades:

a) Sociedades anónimas;
b) Sociedades de responsabilidad limitada;
c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;
e) Uniones temporales de empresas;
f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

No obstante, las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas.

2) ¿A qué Administración Pública afecta la obligación de emitir facturas electrónicas en formato Facturae?

Tendrán la consideración de Administraciones Públicas, a los efectos de la Ley 25/2013, los entes, organismos y entidades a que se refiere el artículo 3.2 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, así como las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, en el ejercicio de su función colaboradora en la gestión de la Seguridad Social, es decir:

- La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local.
- Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social.
- Los Organismos autónomos.
- Las Universidades Públicas.
- Las entidades de derecho público que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad, las entidades de derecho público vinculadas a una o varias Administraciones Públicas o dependientes de las mismas que cumplan alguna de las características siguientes: 1.ª Que su actividad principal no consista en la producción en régimen de mercado de bienes y servicios destinados al consumo individual o colectivo, o que efectúen operaciones de redistribución de la renta y de la riqueza nacional, en todo caso sin ánimo de lucro, o 2.ª Que no se financien mayoritariamente con ingresos, cualquiera que sea su naturaleza, obtenidos como contrapartida a la entrega de bienes o a la prestación de servicios.
- No obstante, no tendrán la consideración de Administraciones Públicas las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.
- Las Diputaciones Forales y las Juntas Generales de los Territorios Históricos del País Vasco en lo que respecta a su actividad de contratación.
- Las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, en el ejercicio de su función colaboradora en la gestión de la Seguridad Social.

3) ¿Qué es Facturae?

Facturae es el formato estándar en XML de factura electrónica establecido para operar con la Administraciones Públicas.

El formato de factura electrónica Facturae a utilizar es la versión 3.2.

Las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas deberán tener un formato estructurado, denominado Facturae y estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.

Más información en www.facturae.gob.es, portal de la Factura electrónica del Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital y del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

4) ¿Dónde se envían las facturas electrónicas formato Facturae?

Es obligatoria la creación para cada una de las Administraciones Públicas, estatal, autonómica y local, de puntos generales de entrada de facturas electrónicas para que los proveedores puedan presentarlas y lleguen electrónicamente al órgano administrativo al que corresponda su tramitación y a la oficina contable competente. De este modo habría un punto general de entrada de facturas electrónicas por cada nivel administrativo, en total tres, salvo que las Comunidades Autónomas o las Entidades Locales, en aplicación del principio de eficiencia, se adhieran al punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe).

La Comunidad Autónoma de Andalucía se ha adherido al punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe) y está desarrollando su propio punto general de entrada de facturas electrónicas.

La dirección de FACe para la presentación de facturas es: http://face.gob.es

En el sitio web de FACe se dispone de un Manual de Preguntas Frecuentes de FACe y de un Manual de Uso de FACe en el que explica la operativa de presentación de facturas en FACe.

5) ¿Cuáles son los nuevos campos que son necesarios incorporar en las facturas?

En las facturas, electrónicas o en papel, incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, se tienen que identificar los órganos administrativos implicados en la tramitación de la factura: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Estos tres códigos de las unidades administrativas tienen que preverse en el pliego de cláusulas administrativas y figurar en la factura.

El código de unidad tramitadora dependerá de la unidad tramitadora a la que corresponda la tramitación de la factura; el de órgano gestor estará en función del centro gestor al que corresponda la factura; y el de oficina contable será el que corresponda a la oficina contable en la que deba contabilizarse el gasto justificado con dicha factura.

Para un mismo órgano gestor, en función de la naturaleza de la contratación podría corresponder su tramitación a una u otra unidad tramitadora. Normalmente la oficina contable será la que corresponda a la unidad tramitadora, aunque puede haber casos en los que una unidad tramitadora pueda trabajar con varias oficinas contables.

6) Legislación aplicable

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público será de aplicación a las facturas emitidas en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas.

Resolución de 21 de marzo de 2014, de la Subsecretaría, por la que se publica la Resolución de 10 de marzo de 2014, de la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información y de las Secretarías de Estado de Hacienda y de Presupuestos y Gastos, por la que se publica una nueva versión, 3.2.1, del formato de factura electrónica Facturae.

7) ¿El formato de Facturae es único?

No. El formato Facturae admite modificaciones, de tal manera que cada Administración Pública puede tener un Punto General de Entrada de Factura y requiera de unos datos específicos para ella. Este es el caso, por ejemplo, de FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado) a la que se le tiene que facilitar tres códigos administrativos: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Estos códigos son específicos de FACe y no están el formato estándar original de Facturae.

Por otro lado, nos podemos encontrar una extensión al formato Facturae, que es una información adicional para un sector determinado, que no está contemplado en el formato Facturae. Hay extensiones planteadas en el sector sanitario, turismo, viajes, etc.

Con lo cual, tenemos el mismo planteamiento que con el sistema EDI de facturación, que originalmente se concibe como un sistema estándar y la realidad es que es un sistema con personalizaciones para cada sector y para cada cliente, dando como resultado una infinidad de modificaciones específicas, donde cada cliente tiene su propio formato.

En estos momentos, se está tramitando, en la Unión Europea, una propuesta de Directiva del Parlamento y el Consejo Europeo sobre la factura electrónica en la contratación pública. Esta propuesta prevé que las administraciones públicas tendrán que aceptar las facturas electrónicas que sean conformes con una futura Norma Europea sobre factura electrónica. En los borradores más recientes de esta propuesta se prevé un plazo de 36 meses para publicar estas normas técnicas. Cuando esto ocurra, habrá que migrar del formato de factura electrónica nacional, Facturae, al estándar europeo. Por lo tanto, en estos tres años, será preciso ir adaptando el formato Facturae a las necesidades que se vayan presentando para poder satisfacer las obligaciones establecidas en la citada Ley 25/2013 y posteriormente cambiar al nuevo estándar de factura electrónica europea. Y ese futuro estándar europeo es previsible que sea también el obligatorio para la facturación entre empresas privadas.

 8) Operativa de trabajo

Lo primero es conocer de cada cliente de Administración Pública su Punto General de Entrada de Facturas o si se han adherido al de la Administración General del Estado (FACe) y si se han adherido a FACe preguntarle sus tres códigos administrativos: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.

Para cada cliente de Administración Pública es necesario conocer si su factura tiene algún nuevo campo o extensión del formato Facturae a tener en cuenta, por el sector a que pertenece o por requisito de su Punto General de Entrada de Facturas.

En la web de FACe se puede confirmar que un cliente de Administración Pública está dado de alta en FACe y sus tres códigos administrativos: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Para ello se debe consultar en el Directorio de Unidades del sitio web de FACe.

Por seguridad sería un buen procedimiento contactar con cada cliente de Administración Pública para indicarle que se le va a enviar una factura electrónica de prueba para verificar que les llega correctamente y que una vez que lo hayan verificado se proceda a su anulación en FACe.

Conociendo los tres códigos administrativos se procederá a generar el fichero .xsig de factura en formato Facturae firmado con el certificado digital. Este fichero se generaría desde el aplicativo de cada empresa, en nuestro caso desde el ERP Microsa y si no se dispone de ninguno se puede generar desde un programa que se puede descargar desde el sitio web de FACe.

El siguiente paso es enviar el fichero generado, en el caso de FACe a través de su sitio web: http://face.gob.es

En resumen, a partir del 15/Enero/2015 es obligatorio utilizar Facturae como formato estándar de factura electrónica cuando el destinatario de las mismas sean Administraciones Públicas. Estas facturas electrónicas se deben remitir al punto general de entrada de facturas de cada Administración Pública.

Más información en www.facturae.gob.es y http://face.gob.es

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¿Quién debe emitir facturas electrónicas?