El objetivo de esta noticia es dar respuesta a diversas consultas que estamos recibiendo en relación a la documentación que deben solicitar y a los requisitos que deben exigir a las empresas formadoras en las acciones formativas que realicen con cargo a la Fundación Tripartita.
El motivo de estas consultas es que están comprobando que la única documentación que tienen del curso realizado es una factura y están preocupados ya que la empresa que les impartió el curso ya no existe y por lo tanto no les puede reclamar nada.
En Microsa, como Entidad Organizadorade la Fundación Tripartita, gestionamos la formación de las empresas agrupadas y asesoramos a nuestros clientes en el cumplimiento de sus obligaciones formales como empresas beneficiarias de las bonificaciones de la Fundación Tripartita.
Las empresas son las responsables de las bonificaciones aplicadas en sus boletines de cotización y de los incumplimientos de las obligaciones establecidas; por tanto todas las empresas deben conocer sus obligaciones como empresas beneficiarias y verificar que sus empresas formadoras cumplen con los requisitos legales.
Las empresas bonificadas deben mantener a disposición de los órganos de control competentes la documentación justificativa de las acciones de formación realizadas sobre las que se hayan disfrutado de bonificaciones a la Seguridad Social durante un período mínimo de 4 años.
Las inspecciones de control de la Fundación Tripartita se pueden realizar durante la celebración del curso así como durante los años posteriores, por lo tanto recomendamos la custodia de una copia de toda la documentación relacionada con la actividad formativa por la cual se haya aplicado bonificación.
A continuación detallamos la documentación justificativa que se debe recopilar de cada acción formativa realizada con algunos comentarios al respecto:
- Junto a la factura del curso realizado deben solicitar a la empresa formadora que cuando haya notificado en la web de la Fundación Tripartita la finalización del curso le envíe una imagen de la pantalla de notificación de finalización de curso, en donde se indica la bonificación a aplicar y en el mes en el que se debe aplicar la bonificación en el boletín de cotización de los seguros sociales. Con ello evitareis erróneamente bonificaros un curso que todavía no se ha notificado su finalización a la Fundación Tripartita y se evitaría una sanción.
- Todos los alumnos deben ostentar la condición de trabajador asalariado y que su empresa cotice por formación profesional y se encuentre al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social en el momento de aplicarse las bonificaciones.
- La bonificación de una acción formativa se debe obligatoriamente contabilizar conforme a la normativa legal que detallamos a continuación en Preguntas Frecuentes. Los justificantes de estas anotaciones contables y una copia de estos apuntes del libro diario nos pueden ser solicitados por las inspecciones de control de la Fundación Tripartita.
- Las acciones formativas deben estar relacionadas específicamente con el objeto social o actividad de la empresa.
- La factura de la acción formativa debe estar pagada antes del último día hábil para la presentación del boletín de cotización del mes de diciembre del ejercicio económico que corresponda, de lo contrario, esta bonificación sería considerada ilegal y se tendrá que devolver el dinero bonificado incorrectamente con los intereses correspondientes que aplicará la Tesorería General de la Seguridad Social. Las inspecciones de control de la Fundación Tripartita pueden solicitar los extractos de las entidades bancarias que justifiquen su pago en fecha.
- En el supuesto de formación cofinanciada (empresas de más de 10 trabajadores), las inspecciones de control de la Fundación Tripartita nos pueden solicitar la documentación justificativa del cálculo realizado del importe/hora del trabajador.
- Copia del Convenio de Agrupación de las Empresas y Compromiso de Adhesión con la Entidad Organizadora.
- Copia de los diplomas de realización de los cursos de cada uno de los participantes, así como justificante de su entrega o puesta a su disposición.
- Copia de los partes de firma y/o controles de aprendizaje (según modalidad de impartición).
- En el caso de formación a Distancia o Teleformación, copia de la guía didáctica del curso. En formación presencial se debe disponer del temario del curso realizado.
- Justificación de haber sometido las acciones formativas a información de la Representación Legal de los Trabajadores, en aquellos casos en los que la empresa disponga.
Por último, desarrollamos algunas Preguntas Frecuentes con relación a la formación con cargo al crédito formativo de la Fundación Tripartita para un mayor conocimiento por parte de nuestros clientes de sus obligaciones:
¿Cuáles son las obligaciones de las empresas beneficiarias?
Identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y permisos individuales de formación, así como las bonificaciones que se apliquen, bajo la denominación o epígrafe de «formación profesional para el empleo».
Someterse a las actuaciones de comprobación, seguimiento y control que realicen las Administraciones públicas competentes y los demás órganos de control, según lo establecido en el artículo 38 del Real Decreto 395/2007, de 23 de marzo.
Custodiar la documentación acreditativa de la asistencia diaria de los participantes a las acciones formativas.
Garantizar la gratuidad de las iniciativas de formación a los participantes en las mismas.
Hallarse la empresa al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social en el momento de aplicarse las bonificaciones.
Durante un período mínimo de 4 años, las empresas deberán mantener a disposición de los órganos de control competentes la documentación justificativa de la formación por la que hayan disfrutado de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.
Las empresas serán directamente responsables de los incumplimientos de las obligaciones mencionadas en los apartados anteriores, aun cuando los mismos se deban a la actuación de las entidades con las que contraten la impartición de la formación o de las entidades organizadoras de la formación en la agrupación de empresas.
¿Cuándo pueden las empresas aplicarse la bonificación?
Las bonificaciones en las cotizaciones de la Seguridad Social podrán aplicarse a partir del boletín de cotización correspondiente al mes en que haya finalizado el grupo de formación y haya sido notificado a través de la página web de la Fundación Tripartita, y en todo caso, con anterioridad a la fecha en que finaliza el plazo de presentación del boletín de cotización correspondiente al mes de diciembre del mismo ejercicio económico. Es decir, el plazo máximo para aplicarse la bonificación por acciones formativas realizadas son los seguros sociales del mes de diciembre.
La aplicación de la bonificación en la cotización exige que la empresa se encuentre al corriente de pago en sus obligaciones de cotización a la Seguridad Social.
Lamentablemente es muy habitual que las empresas apliquen la bonificación una vez que han recibido la factura del curso cuando todavía la empresa formadora no ha notificado en la web de la Fundación Tripartita la finalización del curso. Este caso es tratado como una aplicación indebida de una bonificación y podrá ser sancionada.
Para evitar riesgos de sanciones, lo correcto es exigir a la empresa formadora que cuando haya notificado en la web de la Fundación Tripartita la finalización del curso le envíe una imagen de la pantalla de notificación de finalización de curso, en donde se indica la bonificación a aplicar y en el mes en el que se debe aplicar la bonificación en el boletín de cotización de los seguros sociales. En todas las acciones formativas que realizamos en Microsa enviamos a nuestros clientes esta notificación de finalización que denominamos Certificado de Finalización.
¿Cómo debe contabilizarse la bonificación de una acción formativa?
Es obligatorio que la empresa beneficiaria identifique en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas, así como las bonificaciones que se apliquen, bajo la denominación o epígrafe de “Formación profesional para el empleo”.
Para identificar los gastos de las acciones formativas realizadas hay que crear una cuenta auxiliar de la 649 denominándola “Formación profesional para el empleo”.
A efectos contables, la bonificación puede considerarse como una subvención y, por lo tanto, se puede optar por abrir una cuenta auxiliar de la cuenta 740 que se podría denominar “Ingresos por formación en el empleo” para identificar las bonificaciones aplicadas por acciones formativas.
La factura de la acción formativa se contabiliza en la cuenta de gastos de “Formación profesional para el empleo” y se paga como cualquier otra factura.
Por el importe de la bonificación a aplicar se debe hacer un apunte con cargo a la cuenta “Organismos de la Seguridad Social, acreedores” (cuenta auxiliar de la 476) y abono a la cuenta creada de “Ingresos por formación en el empleo”.
En ocasiones la bonificación a aplicar es inferior a la acción formativa realizada y por lo tanto, el importe contabilizado en la cuenta de gasto “Formación profesional para el empleo” puede ser diferente del contabilizado en la cuenta de ingreso “Ingresos por formación en el empleo”.
¿Todas las facturas de formación están exentas de IVA?
No. Solo están exentas de IVA las facturas emitidas por un centro educativo cuando las materias que se imparten en los cursos se encuentren incluidas en algún plan de estudios del sistema educativo español.
En el caso de facturas de acciones formativas exentas de IVA debe figurar en las mismas la norma en virtud de la cual la operación queda exenta de IVA, en este caso se debe hacer referencia al artículo 20.Uno.9º Ley 37/1992.
Erróneamente la mayoría de las facturas de formación se emiten exentas de IVA y sin indicar la norma legal de exención, cuando en realidad se trata de cursos cuya materia no está incluida en ningún plan de estudios del sistema educativo español y deben de llevar IVA.
¿Cuáles son los requisitos que deben cumplir los trabajadores para ser considerados participantes válidos?
Tal y como establece la normativa, podrán participar los trabajadores que coticen por formación profesional. Con el fin de comprobar dicho extremo, se realiza un cruce de vida laboral de los participantes comunicados a la fecha de inicio de cada grupo con los datos obrantes en la TGSS; como resultado de dicho cruce se anulan todos aquellos participantes que no se encuentran de alta, son trabajadores autónomos o pertenecen a una empresa diferente a la que consta en la aplicación telemática, entre otros.
El requisito determinante para resultar destinatario de la formación de demanda es ostentar la condición de trabajador asalariado y que su empresa cotice por formación profesional.
¿Todos los cursos de la Fundación Tripartita que realizan mis empleados son con cargo al crédito formativo de mi empresa?
No. En la Fundación Tripartita hay dos tipos de formación: formación de demanda y formación de oferta.
La formación de demanda es aquella que realizan las empresas para sus trabajadores y que responde a las necesidades específicas de cada empresa. Cada empresa puede libremente elegir la formación que considere necesaria realizar, seleccionar el contenido de la misma y determinar el lugar y la fecha de su impartición. Estas acciones formativas son con cargo al crédito formativo de las empresas y bonificables a través de los seguros sociales.
La formación de oferta son cursos gratuitos dirigidos a trabajadores ocupados así como a desempleados cuya formación les capacite el acceso al empleo y están organizados, principalmente, por organizaciones empresariales o sindicales. Estos cursos no tienen nada que ver con el crédito formativo de las empresas.
¿Cualquier curso se puede realizar con cargo al crédito formativo de mi empresa?
No. Las acciones formativas deben estar relacionadas específicamente con el objeto social o actividad de la empresa y podrá ser general o específica.
La formación general es la que incluye una enseñanza que no es única o principalmente aplicable en el puesto de trabajo actual o futuro del trabajador en la empresa beneficiaria, sino que proporciona cualificaciones en su mayor parte transferibles a otras empresas o a otros ámbitos laborales.
La formación específica es la que incluye una enseñanza teórica y/o práctica aplicable directamente en el puesto de trabajo actual o futuro del trabajador en la empresa beneficiaria y que ofrece cualificaciones que no son transferibles, o solo de forma muy restringida, a otras empresas o a otros ámbitos laborables.
Se excluyen de este tipo de iniciativa las acciones cuyo componente fundamental no sea el desarrollo de un proceso de formación, tales como jornadas, ferias, simposios y congresos.
Por lo tanto, si una empresa es una industria metalúrgica no puede realizar un curso de cata de vino con cargo al crédito formativo de su empresa. La cata de vino para el sector metalúrgico no se considera ni formación específica ni general.
¿Cuál es la duración mínima de un curso de la Fundación Tripartita?
Una acción formativa debe estar dirigida para la adquisición y mejora de las competencias y cualificaciones profesionales de los trabajadores sin que la misma pueda con carácter general ser inferior a 6 horas lectivas. La formación impartida mediante la modalidad presencial se organizará en grupos de 25 participantes como máximo.
La participación de los trabajadores en las acciones formativas no podrá ser superior a 8 horas diarias.
¿Es necesario que la factura que soporta el coste de formación esté pagada para que la empresa se aplique la bonificación?
La mayoría de las empresas de formación exigen que se pague la formación antes de que la empresa se pueda aplicar la bonificación argumentando que así lo exige la normativa, lo cual no es correcto.
La empresa podría bonificarse antes de que esté pagada la factura correspondiente a la formación objeto de bonificación, siempre y cuando los pagos correspondientes a toda la actividad formativa bonificada se hayan realizado antes del último día hábil para la presentación del boletín de cotización del mes de diciembre del ejercicio económico que corresponda.
Lo correcto es que la factura de la formación se pague al mismo tiempo que la empresa se aplique la bonificación y de esta forma, la empresa beneficiaria no ha tenido que adelantar el importe de la formación y la empresa formadora cobra el curso impartido.
Si la empresa se ha aplicado la bonificación y no ha pagado el curso antes de finales de enero del año siguiente, esta bonificación es ilegal y tendrá que devolver el dinero que se ha bonificado incorrectamente con los intereses correspondientes que aplicará la Tesorería General de la Seguridad Social.
¿Qué requisitos deben haber cumplido las empresas para disfrutar de la bonificación?
Las empresas deben haber cumplido los siguientes requisitos:
Haber cumplido con el deber de información a la representación legal de los trabajadores de acuerdo con lo establecido en el artículo 16 de la Orden TAS/2307/2007 y si la empresa no lo tuviera será necesaria la conformidad de los trabajadores afectados por las acciones formativas.
Haber comunicado el inicio del grupo o grupos de formación según los requisitos establecidos.
Haber realizado la formación.
Comunicar la finalización del grupo o grupos de formación en la forma establecida.
¿Qué documentación contable se debe aportar en caso de requerimiento?
Se deben aportar los asientos contables del libro diario de la empresa que se ha aplicado la bonificación, en los que quede debidamente identificada dicha empresa, y que acrediten el ingreso, el gasto y el pago de los importes declarados en la aplicación telemática.
En todos los casos, deben quedar claramente identificados los importes requeridos y las cuentas donde figuren los asientos o acompañar detalle que permita dicha identificación. Asimismo, dicha documentación se debe acompañar de los soportes justificativos correspondientes (facturas, nóminas, extractos bancarios, contabilidad, etc.).
En aquellos casos en que los pagos formen parte de una transferencia, deberá remitirse la remesa detallada para identificar el pago correspondiente; en el caso de banca online se remitirá como justificante consulta del pago a través de Internet.
La normativa de referencia establece la obligación de contabilizar los gastos de formación y su incumplimiento o la no remisión de la documentación requerida supondrá que la acción formativa no se considere bonificable descontando los costes correspondientes.
¿Cuál es la bonificación máxima que puede aplicarse la empresa?
La bonificación aplicable por la empresa no podrá superar, en ningún caso, el importe menor de los siguientes: la suma de los costes bonificables, el crédito asignado o el coste máximo bonificable que resulta de la siguiente multiplicación:
Coste máximo bonificable = Módulo económico x Nº de horas de duración grupo/acción x Nº participantes finalizados
El límite del coste por módulos económicos no es aplicable en empresas de hasta 9 trabajadores.
Las empresas dispondrán de un crédito para la formación de sus trabajadores cuyo importe resultará de aplicar un porcentaje a la cuantía ingresada por cada empresa el año anterior en concepto de cuota de formación profesional. Este porcentaje se determina en función del tamaño de las empresas, de tal forma que cuanto menor sea el tamaño de la empresa mayor será dicho porcentaje. Este crédito podrá ser superior a la cuota de formación profesional ingresada por la empresa en los seguros sociales. El crédito se hará efectivo mediante bonificaciones en las cotizaciones de Seguridad Social que ingresan las empresas.
Las empresas que durante el ejercicio abran nuevos centros de trabajo, así como las empresas de nueva creación podrán beneficiarse de estas bonificaciones cuando incorporen a su plantilla nuevos trabajadores.
¿Qué ocurre con el incumplimiento de la Cofinanciación Privada?
Las empresas participan con sus propios recursos en la financiación de la formación de sus trabajadores, que es lo que se denomina cofinanciación privada. No obstante, las empresas de menos de 10 trabajadores con el fin de facilitar su acceso a la formación están excluidas de la obligación de cofinanciación.
El porcentaje de cofinanciación privada que se exige a las empresas varía en función de la plantilla de las mismas según la normativa.
Se puede considerar cofinanciación privada el coste salarial de los trabajadores formados en su jornada laboral.
La Cofinanciación Privada se calcula aplicando el porcentaje exigido sobre el total de los Costes Totales de Formación Ajustados. La diferencia entre la cantidad resultante y el total de los costes ajustados actuará de límite para la bonificación que se reconocerá a la empresa en el proceso de comprobación del crédito. Si éste fuera el importe menor de los importes a considerar, se habría incumplido el porcentaje de Cofinanciación Privada y resultará una minoración de la bonificación practicada.
¿La formación financiada en el sistema de bonificaciones es una subvención?
No. El Real Decreto 395/2007 establece que la formación de demanda se financiará mediante la aplicación de un sistema de bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social que ingresan las empresas, que no tendrá carácter subvencional de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.4.g) de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.
¿Debe ser gratuita la formación a efectos de bonificación?
La Orden TAS/2307/2007 establece la obligatoriedad de la gratuidad de la formación a los empleados en su artículo 5/1.d).
¿Cómo se aplica en los TC la bonificación por los cursos finalizados?
Las bonificaciones por formación continua sólo podrán deducirse en las liquidaciones normales, por lo tanto, quedan excluidos los pagos que se hayan podido realizar por otros conceptos (ej. apremios, ejecución de sentencias, etc.).
La aplicación de las bonificaciones a través del Sistema RED se debe incluir en la casilla 763; si se realiza a través de TC normalizado, se presentará TC1 complementario sin TC2 con la clave de liquidación (CL):4 y con la clave de control (CC): 95 en la casilla 601.
Es importante señalar que podrán aplicarse en los boletines de cotización de cualquier Código de Cuenta de Cotización de la empresa.
¿Pueden participar los trabajadores que han sido objeto de un Expediente de Regulación de Empleo (ERE)?
Sí. La propia normativa reguladora de la formación a efectos de bonificación (RD395/2007, artículo 5.1 a) expresamente contempla que los trabajadores acogidos a regulación de empleo participen en acciones formativas en sus periodos de suspensión de empleo por expediente autorizado.
¿Pueden participar los trabajadores en situación de excedencia por maternidad o incapacidad laboral?
Se puede participar en la formación a efectos de bonificación siempre que su estado o enfermedad se lo permita y tenga autorización.
¿Pueden participar los trabajadores en periodo vacacional durante el curso?
Como se trata de trabajadores que continúan comprendidos en el campo de aplicación del Régimen en el que están encuadrados, a pesar de haber cesado en la prestación de servicios durante el periodo vacacional, pueden participar en la formación a efectos de bonificación.
¿Si una empresa tiene presentado un Concurso de Acreedores puede bonificarse?
Uno de los presupuestos objetivos para la declaración de concurso es el incumplimiento generalizado del pago de sus obligaciones tributarias y de las cuotas de la Seguridad Social. En el supuesto que la declaración del concurso se fundase en este presupuesto objetivo o, declarado el concurso, se constatase el incumplimiento de dichas obligaciones, la entidad deudora no podría bonificarse hasta que acreditase estar al corriente en los citados pagos.
¿Qué período deben conservar las empresas la documentación justificativa de las acciones de formación sobre las que se hayan disfrutado de bonificaciones?
Las empresas bonificadas deberán mantener a disposición de los órganos de control competentes los originales de la documentación justificativa de las acciones de formación sobre las que se hayan disfrutado de bonificaciones a la Seguridad Social y de las que hayan sido comunicadas a efecto de cofinanciación privada durante un período mínimo de 4 años, contando a partir del momento en que haya finalizado el plazo máximo para bonificarse por la formación, o lo que es lo mismo, cuando haya finalizado el plazo de presentación de los TCs correspondientes al mes de diciembre de ejercicio en curso.
Nuestra propuesta es que cuenten con Microsa para desarrollar el plan de formación que mejor se adecue a las necesidades de su empresa y al mismo tiempo, seamos vuestros consultores en el cumplimiento de sus obligaciones formales con la Fundación Tripartita.
